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エージェント採用ブログ

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Agentで働く人たち

第18期年間MVS(Unit)特別インタビュー

今回は4月に行われた決起総会より、年間で最も活躍した方を表彰するAG-AWARDの受賞者インタビューをお送りします。おっそ!!! という感想は私がいちばん感じているのでスルーしてください。

さて、AG-AWARDについてご説明します。
Agent(「エージェント」という表記だと、人材エージェントと混同するという意見をいただいたので、以降自社を指す際は英語表記で統一していきます)では、四半期に1度のタイミングで全メンバーの投票による表彰式を行っています。表彰はAG-MINDに沿った各賞、最も挑戦した方にお送りするBEST SWING賞、最も四半期で活躍した方を讃えるMVS(個人賞・ユニット賞)があり、四半期で受賞したメンバーから年に1度の決起総会にて年間表彰を決定します。

四半期の受賞者は会場にお招きし、表彰式の様子は全社員に配信にてお送りしています。

今回は、18期年間MVS(Unit)を受賞、つまり部署として受賞したDXソリューション事業部エデュケーションマーケティング部より、責任者の藤田恵理奈さんにお話を伺いました。

生徒1人1台の端末を配備し、IT教育ができるように整備を行うGIGAスクール構想。エデュケーションマーケティング部では、このGIGAスクール構想実現に向け、教育現場の「わからない」「つかえない」を無くすため、全国の教育委員会および教育機関を対象に行っている無償研修のサポートサービスを担当しています。また、生徒へPC等の機器流通のためAmazonの個別配送の仕組みを使い、学校が指定した商品を、その学校の生徒しか購入できない様に制御、連携するシステムを構築、管理、運営する事務局も担当しています。

――遅ればせながら、MVSおめでとうございます。17~18期では現在の部署の要となる2つのプロジェクトの立ち上げを行い、学校教員に対してICT化の意欲向上と不明点解消に寄与されてきました。ミスを防止する綿密な組織設計や、適材適所な人材配置でポテンシャルを引き出す成長設計についても目を見張るものがあったと思います。新規プロジェクトの建て付けが連続して行われ、チームも拡大する中、安定した運用を行っているのが印象的なのですが「ミスの無い組織」を創るうえで、どのようなことをされていたのか知りたいです。

新規プロジェクトに取り組む際は、まず「自分たちが何を期待されているのか」「どこまでやれる権限があるのか」を必ず確認します。自分たちが出すべき成果を確認しておかなければ、どのようなパフォーマンスをすればいいのかがわからないですし、「どこまでできるのか」がわからなければ、どこまでを責任範囲とするのか、が判断できません。必要最低限やるべきことと、最高のパフォーマンスの定義を明確化しておくということは必ず行います。それを把握したうえで業務設計を行います。

――「業務設計」というと、具体的には何を行いますか。

業務を遂行する上でのプロセスを考え、可視化していきます。他社とも協業しているプロジェクトなので、どうなったら誰にエスカレーションして、どこまでをAgentで行うか、などを決定します。
業務が可視化されたら、役割分担を行い建て付けは完了です。
プロジェクトの運営方法は「プロジェクト全体を包括的に担当してもらう」やり方と、「プロジェクトの中で業務を細分化し、担当をわける方法」の2つがあると思います。双方利点はあると思いますが、私は後者、いわゆるバケツリレー方式で進める場合が多いです。

――それぞれの利点と、どうして後者を選んだのかの理由を教えてください。

前者は、担当者の裁量を活かしやすいですよね。ただその分、仕事の進め方は担当者の特性に大きく依存します。極論ですが、仕事を後回しにしても、トラブルが発生しても、最悪自分が頑張ればなんとかできてしまうのが前者です。
しかし私は「いかに効率的に、個人の負担を少なく運営するか」を重視しています。前者は圧倒的なひとりがいれば成立しますが、チーム全体の成長はあまり期待できません。

Agentは若く、これから成長していくメンバーが多いと思います。チームとして成長していくために、自分の仕事を全うする責任感や報連相の習慣、互いにフォローし合えるような体制を作るために、エデュケーションマーケティング部では後者のバケツリレー方式を採用しました。バケツリレー方式であれば「自分が止まったら次の人に迷惑がかかる」という状況になるので、自分の仕事が明確になり責任感が生まれます。誰がどの担当かが明確なので、業務が厳しい時は自らヘルプを出すことで他のメンバーがカバーすることができます。ミスの防止という観点からも、他の人で抜け漏れがないかのチェックができます。「次の仕事が回ってきていなんだけど、状況はどう?」「ここの連絡ができていないようだけど何かあった?という具合ですね。
それに加えて、ミスや遅延を極力発生させないために、毎日夕礼を設けています。夕礼の中ではそれぞれの状況報告をベースに、判断がつかない事象の相談などもできるようにしています。また、会話は極力チャットに残し、状況を遡って確認できるように習慣づけています。

料理を用いて説明すると、前者はメニューごとの担当。後者はプロセスごとの担当となる。前者は、どんなメニューにするのかの裁量が自由だがクオリティや進捗は担当者に依存し、他者のカバーが難しいのが特徴。後者は、前担当が作業終了しない限り自分の作業ができないが、その分作業遅滞やクオリティチェックも察知しやすくカバーも平易です。

――互いの状況が常にわかっていれば、例えば誰かが急に入院した、などといったトラブルがあってもカバーできますね。しかし、メンバーに役割を持たせる、というのはある種勇気のいることでもあると思いますが、「任せられるな」と思える判断基準、また業務分担を行う際に意識していることなどはありますか?

フロー自体が抜け漏れを防ぐ設計にしているので、あまりそういった心配はしていませんね。多くのミスは、ヒューマンエラーやコミュニケーショントラブルによるものだと思うので、ログとして残す、毎日状況確認することで防ぐようにしています。
業務振り分けを行う際は、その細かいログの内容や1on1で特性を確認しながら判断しています。チャットの書き方でその人の仕事のやり方や理解度をかなり把握できます。1on1では、そのメンバーの好きなこと、興味があること、得意なこと、過去どんな仕事をしてきたか……といったことから、できそうなことをまずはやってもらいます。興味があることとできることは違うので、スキルチェックをしてから担当を決定していますね。実はちょっと苦手だったという業務であれば、より強みのある業務に変更するということもあります。向き不向きはありますから、できるビジョンが見えることをしてもらって、適材適所になるよう意識はしていますね。

自分の苦手分野を克服したいと思っているメンバーも多いと思いますが、どんなに頑張ってもその業務が好きで得意な人には勝てない。だったら自分にとって得意分野をさらに伸ばせるようにした方が、モチベーションも上がりますし自信もつきますよね。 得意な分野は画一である必要はなく、様々なスキルを持ったメンバーがいる方がチーム力を向上させる為にも有効だと思っています。

個々の成長を促す組織設計

――適材適所の組織であるからこそ、ミスを減らすことにつながっているということは納得できます。同時に、メンバー自身の成長も目を見張るものがあると感じます。これも適材適所で強みを活かせる仕事をしているからだと思いますが、その他にも考えられる成長要因などはあるでしょうか?

メンバー間でいいライバル関係を築けていることも成長要因にはなっているのかな、と感じます。歳が近かったり、バックグラウンドが似通っていたり、目標が共通していたり。そういった共通点があることで「負けていられない!」と切磋琢磨し合える関係になっていることはよい刺激になっていると思いますね。

――学生時代でも、実力が拮抗していたりプレイスタイルが似ていたりすると相手を意識して頑張れたりもしますよね。それこそ1on1などでタイプを見極めて、あえてぶつけていくようなチーム編成をする、というのもマネジメントの方法としてメンバー成長を促す結果になりそうです。

もちろん、大前提としてお互いを尊敬して認め合った上で、というのは大事なので、メンバー間でもコミュニケーションを積極的にとれるような機会は作っておきたいですね。

リモートワークを主軸の働き方とするメンバーも多いため、コミュニケーション機会として全員で顔を合わせて仕事をするオフィスデーも設けている。

――「個人の成長」という点にもう少し着目したいのですが、先ほどのお話の中で「ミスの多くは、ヒューマンエラーやコミュニケーショントラブルが原因」という言葉がありました。エデュケーションマーケティング部では履歴を残すことや毎日の夕礼で防止しているということでしたが、そもそも個人でヒューマンエラー・コミュニケーショントラブルを防ぐためにはどうすればよいと思いますか。

それこそ、冒頭にお伝えした「自分たちが何を期待されているのか」「どこまでやれる権限があるのか」をきちんと理解できていることが重要だと思います。これはつまり業務をどれだけ深く理解できているか、ということです。
自分の役割のみを見るのではなく、プロジェクト全体でどういう状態になっているのが成功なのか、そのためにやったほうがいいことは何か、自分がやることによって混乱を招かないか、それは自分の独断で行動して問題ないものなのか……

――よりよい、期待を超える成果を残すために何が必要かを考え、同時にその行動がどこまで影響するかを考える、ということですね。仰る通りで、業務のゴールや関連する人・役割を把握できていないとこの判断はできませんし、そこがつまり業務理解、ということですね。そして、同時にリスクも考慮して行動・確認する。

現在の業務はなぜあるのか、自分の行動がどう影響するのか、そういった自分の業務だけに集中するだけでは見えてこない背景を想像することが大切だと思います。「やったほうがいいんじゃないかな」「やらなくてもいいのかな」など、疑問があったなら即座に確認することが大事です。指示外のことは都度確認するのが安心だと思います。特に「やらない」という判断はとても重い。小さなことでも必ず確認・報告してほしいですね。

――トラブルがなく安定している、ということは注目されにくいですが本当に重要なことです。ここまで、いかにリスクを回避するのか……そのための組織設計やマネジメント、個人としていかにミスをなくすのか、についてお話を伺ってきました。最後に、今後のメンバーに期待することについても伺えればと思います。

お客様の今後の方向性には敏感になっておいてほしいですね。そのうえで自分の仕事と紐づけながら、次にどんなものが求められるのかを見越して準備や仕組み化しておく、ということができればとても素敵です。

――気が利くな、と思えますね。すぐにほしいデータが提示されたら感動します。

ここも、お客様がどうしたいか、何を求めるのかの想像力ですよね。先読みして即レスできると印象もいいですから。そのためにも、顧客の状況理解・自らの業務理解・プロジェクトの全形把握、というのは非常に大切だと思います。

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